Выбрать страницу

Программа учета рабочего времени сотрудников – Time Doctor

Существует извечный спор владельцев бизнеса и сотрудников: первые хотят сократить издержки на зарплату, вторые хотят, чтобы их зарплата постоянно росла. Как найти оптимальный способ формирования оплаты труда, платить за сделанную работу, а не просто за присутствие на рабочем месте? Сегодня я расскажу о том, как программа Time Doctor помогла мне найти ответы на эти вопросы.

Time Doctor – это таймер, который запускается на локальном компьютере сотрудника. Программа автоматически подтягивает все задачи из Asana для конкретного сотрудника.

Функции программы.

1. Учет времени.

Time Doctor напоминает о себе и спрашивает, действительно ли вы сейчас работаете над конкретной задачей, а не занимаетесь чем-то ненужным.

2. Отслеживание приложений и сайтов, которые посещает сотрудник.

Эта функция помогает понять, насколько эффективно работает человек, продуктивно ли тратит свое время или нужно что-то оптимизировать. Например, если вы видите что на скайп тратится более 10 часов в неделю, значит, этот инструмент очень непродуктивный в плане переписки. Поэтому можно провести небольшой эксперимент, выдвинуть гипотезу и проверить ее.

3. Интеграция с Asana.

Все активные задачи подтягиваются в Time Doctor из Asana, сотрудник может выбрать задачу, над которой он будет работать. С включением таймера начинается учет времени по выбранной задаче.

4. Запись экрана в момент работы таймера.

Каждые 3-9 минут Time Doctor делает скриншот и отправляет на специальный раздел сайта. Это необходимо в случае возникновения спорных вопросов. Можно поднять историю и увидеть, действительно ли сотрудник работал или время было потрачено на что-то непонятное.

Time Doctor делает скриншоты экранов сотрудников

5. Возможность доступа клиента к системе.

Если клиент оплачивает вам почасовую работу, вы предоставляете ему доступ, с помощью программы он может посмотреть, действительно ли столько времени было потрачено.

6. Учет оплаты сотрудникам.

Удобно отслеживать. Если у вас идет почасовая оплата, то в настройках автоматически выбирается почасовая ставка, исходя из этой настройки (ежемесячно либо раз в 2 недели) формируется счет на оплату работ сотрудника.

Зачем этот сервис вообще нужен?

Первое – часто возникает ситуация, что сотрудники дорого обходятся. Второе – сотрудники не хотят работать, но говорят, что им надо платить оклад. В офисе, а тем более в удаленной работе отследить фактическую загрузку достаточно сложно.

Какие задачи позволяет решить инструмент Time Doctor?

1. Оценить себестоимость проектов.

Особенно это полезно в сфере услуг, когда большая часть затрат уходит на фонд оплаты труда.

2. Контролировать работу удаленных сотрудников.

С помощью этого инструмента вы будете уверены, что сотрудники действительно работают. Более того, вы сможете разобраться и понять, эффективно ли они работают или нет. Если результат неудовлетворительный, вы сможете поменять систему или регламент. Вы работаете с этими данными для того, чтобы улучшать процессы и повышать эффективность работы команды.

3. Перевести сотрудников на почасовую оплату.

Человек знает, что если есть работа, то он работает и получает деньги, если нет работы, то он не работают и не получает деньги. А свободное время тратит на свои цели и задачи. Эта ситуация всех устраивает. Сотрудники сами планируют свою занятость. Благодаря такому подходу эффективность на выходе получается гораздо выше. Если поступило задание, его выполнили. Тем более, все прозрачно: бессмысленно выполнять 3 часа пустяковую задачу, которая решается за 15 минут. Таким образом, команда становится более эффективной. А вы отслеживаете неэффективные процессы, понимаете, куда уходит время сотрудников, когда у них его не хватает и т.д.

Примечательный факт: как только сотрудники сами отслеживают свое время, включают таймер о начале работы, повышается осознанность, эффективность, фокус внимания, и за счет этого качество работы получается выше.

Подробнее о том, как «продать» сотрудникам идею о почасовой оплате, если ранее они получали оклад, читайте в статье Как вести учет времени удаленных сотрудников?

Принципы работы Time Doctor.

Настройки.

Все просто: создаете аккаунт. Если у вас новый сотрудник, то его нужно добавить, в настройках можно прописать, делать ли скриншоты или нет, добавить периодичность появления всплывающего окна «Ты работаешь до сих пор?» и пр.

Time Doctor настройки всплывающих окон

Отчеты.

Можно настроить отчет в том виде, как вам надо, например, срез по проектам, срез по сотрудникам, скриншоты, учет зарплаты в разделе Payroll. Можно получить объективные данные относительно того, сколько человек работало. Исчезают вопросы «Почему я так мало получаю?», когда смотришь отчет и видишь, что человек работал 1 час в день, а хочет получать размер полного оклада. Это несовместимые вещи. Благодаря Time Doctor снимается большое количество вопросов.

Time Doctor отчет о работе сотрудника

По стандартам добавлю, что все рабочее время должно отслеживаться с помощью этого инструмента. Оплата идет строго по этому инструменту. Если время не учли, то оплаты не будет.

Обязательное использование конкретной задачи.

Сотрудник должен понимать, над какой конкретной задачей он работает в настоящий момент. Если нет этого понимания, нужно зайти в инструмент Asana, поставить задачу, определиться, над чем сейчас нужно работать, и только тогда включить таймер.

Обязательная интеграция с инструментом Asana.

Это необходимо, чтобы все задачи были в режиме реального времени и подтягивались автоматически.

Почему стоит купить Time Doctor?

Используя этот инструмент, вы можете снизить затраты, повысить эффективность, получить информацию о себестоимости выполнения работ и отличный способ нахождения узких мест, где тратятся ресурсы, силы и время компании.

Для нового сотрудника все достаточно просто. Нужно установить специальную программу на компьютер и настроить её. Задача сотрудника вовремя её включать, отслеживать и учитывать все рабочее время.

Time Doctor стоит относительно недорого – 10$ в месяц на 1 пользователя. Сразу скажу, даже если ваши сотрудники работают неполный рабочий день, этот инструмент все равно выгоден. С помощью отслеживания рабочего времени сотрудников вы сможете в разы снизить себестоимость выполнения работ и повысить их качество. Поэтому жалеть денег на этот инструмент однозначно не стоит.

Поделитесь в комментариях, как вы ведете учет рабочего времени ваших сотрудников? Какие инструменты используете? Какие результаты получили после внедрения системы учета рабочего времени? Если вы еще не используете подобные инструменты, то что вас останавливает при внедрении этих рекомендации?

[et_bloom_inline optin_id=”optin_18″]
Дмитрий Соловьев

Дмитрий Соловьев

Управляющий партнер МИГ Бизнес и ведущий консультант

 

ВОЗМОЖНО, ВАМ БУДЕТ ИНТЕРЕСНО

Pin It on Pinterest

Shares
Share This