Система тактического управления

Система тактического управления компанией позволит реализовать любые амбициозные планы. И дело не мотивации, а в рабочей системе. Давайте определим, чем же нужно управлять, чтобы взять под контроль все задачи и проекты в компании.

Система тактического управления и ее элементы

Управление на уровне дня

Это план на день: задачи, повторяющиеся дела и рутины. Для каждого сотрудника он должен быть своим. Но он обязательно должен быть.

Управление делами

Это все активные задачи. Корпоративные или личные. Для этого отлично подходит инструмент Asana, там тоже можно хранить личные дела в разделе Personal.

Управление рутинными задачами

Это повторяющиеся задачи, которые нужно выполнять раз в месяц, раз в неделю и т.д. То есть регулярные дела, привязанные ко времени.

Управление процессами

Можно настроить специальное отображение проекта (например, в Asana) и создать этапы процесса. Но в любом случае нужно понимать, какие у вообще есть процессы в компании и какими нужно обязательно управлять.

Управление проектами, в том числе шаблонными

Если вы оказываете стандартную услугу, то она должна быть описана на уровне стандартов и инструкций. В этом случае, вам пригодится шаблонный проект, который вы сможете создавать для каждого нового клиента.

Эффективная коммуникация без почты

Если вся коммуникация будет происходить в переписке по почте, это будет сущий ад и о продуктивности можно забыть. Поэтому, с уровня почты и документов (базовой инфраструктуры) переходим на более высокий уровень, например, на Asana.

Система отчетности

Чтобы управлять — нужно измерять. Поэтому, нам понадобятся метрики по выполненным задачам, затраченному времени, затратам за выполнение тех или иных процессов, проектов, задач и т.д.

Система планерок

Планерки, на которых сотрудники отчитываются за прошедший период, должны происходить ежедневно, еженедельно, ежемесячно. Частотность нужно определить и прописать на уровне системы.

Что нужно сделать? Нужно со всем этим определиться, понять, как это происходит в вашей компании, понять, насколько органично будет встроено в существующую компанию. Возможно, что-то существующее можно будет адаптировать. Исходя из этого, нужно будет описать все на уровне регламентов, стандартов, разместить на корпоративном портале, обучить сотрудников и после этого переходить к системам, которые мы сейчас будем разбирать.

Пример системы планерок и отчетности

Разберем, пример системы планерок и отчетности, которую вы можете внедрить в свой бизнес.

Планерки

Планерка ТОП-менеджмента проводится раз в месяц для того, чтобы согласовать планы на месяц. И дальше спустить по существующим отделам.

Например, директора отделов собираются с генеральным директором и на планерке утверждают план на ближайший месяц и спускают на уровень отделов. По отделам планерки происходят раз в месяц.

Планерки по проектам. Проекты есть конечные с определенным дедлайном и есть бесконечные, например, СЕО-продвижение сайта или автоматизация. Конца и края не видно, это бесконечный проект. Но по ним тоже имеет смысл сделать планерки, может, раз в месяц или раз в квартал для того, чтобы актуализировать всю информацию и с рабочей группой понять то, чем будете заниматься в конкретном периоде.

Отчеты

В отчете за неделю каждый сотрудник и отдел готовят письменный локумент, в котором указано что было запланировано, что было выполнено за неделю, какие есть результаты, какие промахи. Если они возникли, то почему. И сколько на это было потрачено времени.

Если это рядовые сотрудники по отделам, то они передают эти отчеты руководителю, который составляет единый отчет по отделу и передает вышестоящему руководителю. Например, генеральному директору отчет о том, чем занимался отдел, какие результаты получены и т.д.

Если есть четко прописанные планы, когда использовалась система Asana, система Time Doctor для учета времени, то эти отчеты составляются достаточно быстро. Открыли план, посмотрели, что выполнено по факту, а что нет, сколько времени было на это потрачено, какие проблемы возникли – прописали, утвердили и все готово.

Рутины системы

Разберем на примере Asana то, что вам нужно делать регулярно в рамках этой системы тактического управления.

В начале каждого месяца

  • Прописать итоги прошлого месяца: отчет по каждому сотруднику, результаты, сложности и почему это возникло.
  • Актуализировать текущие проекты.
  • Сформировать план-фокус на месяц по отделам и в целом.
  • Указываются жесткие проекты, которые обязательно должны быть выполнены с определенным дедлайном.
  • Определяются гибкие проекты, когда дедлайн непонятен, например, что-то делается в первый раз.
  • Прописываются обязательные дела.
  • Из этого плана создаются проекты в Asana. И в них добавляются задачи.

Каждый месяц регулярно нужно это выполнять. То есть, подготовили итоги прошлого месяца, актуализировали текущие проекты, посмотрели, актуальны ли они или что-то поменялось.

В начале недели

  • Подводим итоги недели, собрали отчеты, актуализировали проекты недели.
  • Определяется фокус на следующую неделю (жесткие, гибкие и обязательные дела).
  • Добавили новые задачи.
  • Распределили задачи по исполнителям.

Исполнителям проставили задачи в Upcoming – это план на неделю. Раз в неделю вашим сотруджникам нужно проставить конкретные задачи. Дедлайн ставим, если он жесткий, который однозначно нужно будет выполнять.

Когда эти планерки лучше проводить? Лучше в конце недели, в пятницу. Подвести итоги недели, например, во второй половине дня, и сразу запланировать следующую неделю. А в понедельник уже начинать выполнять план, который обдумали за выходные.

Ежедневно

 

  • В начале дня ставим задачи из Upcoming в Today.
  • Каждый день нужно заходить, разбирать New Tasks, которые тут висят. Ставим на сегодня Mark for Today – то, что на сейчас; Mark for Upcoming – это уровень недели; Mark for Later – за горизонтом следующей недели, чтобы сейчас это не маячило.
  • Просматривать Inbox – всю внутреннюю переписку и историю обновлений по задачам. Нужно нажимать на крестик, что значит, что мы все прочли, либо ставим сердечко – мне понравилось, что это выполнили.
  • Каждый день все задачи нужно выполнять через инструмент Time Doctor.
    Если запланированы встречи, планерки, то мы их проводим.

Если вы эти Рутины системы внедрите в свой распорядок, то эта система будет у вас жить, она не будет захламляться и не будет возникать сложностей и проблем.

Я говорил, что есть стратегия, есть тактика, а есть оперативное управление. Соответственно, чтобы не витать в облаках, а привязать стратегию к уровеню тактики, проектов и ежедневного взаимодействия, то эта система нам и поможет.

  • Посмотрели, что запланировали на год.
  • Из плана на год взяли план на месяц. Запланировали определенные проекты, прописали, например, цели, сроки и все остальное.
  • На уровне недели декомпозировали на уровне конкретных задач, исполнителей, дедлайнов, сопроводительной информации.
  • На уровне ежедневной работы уже выполнили самостоятельно свои задачи и отследили выполнение задач по сотрудникам, по командам.

При этом вся эта информация у нас под рукой. Время работы четко фиксируется с помощью Time Doctor и, таким образом, мы можем построить в конце месяца отчет. Например, понять себестоимость консалтингового проекта, увидеть количество времени, которое по факту было потрачено и понять, рентабелен ли он или нет.

[et_bloom_inline optin_id=»optin_18″]
Дмитрий Соловьев

Дмитрий Соловьев

Управляющий партнер МИГ Бизнес и ведущий консультант

 

[yuzo_related]