Выбрать страницу

В любой организации есть задачи, проектная работа, коммуникации. Если все это не взять под контроль – компанию ждет хаос, особенно в сфере интернет. И в этом случае на помощь приходит таск менеджер Asana.

Этим незаменимым помощником наша компания пользуется с 2013 года. Давайте, посмотрим, что можно взять под контроль в Asana.

Что дает Asana?

Вы с легкостью сможете отслеживать прогресс, дедлайны и результаты для проектов от начала и до конца для всей своей команды. Этот инструмент очень простой в использовании и к тому же бесплатный до 15 пользователей.

Для того, чтобы начать – просто зарегистрируетесь. Если у вас есть аккаунт в Google Apps for Work, то лучше сразу создавать аккаунт на корпоративную почту, чтобы у вас была создана организация с отделами внутри нее. Например, как у нас: Marketing, Sales, Projects, Backoffice.

Иерархия сущностей в Asana

Для корректного понимания работы инструмента нужно понимать, какие уровни мы можем использовать для управления всеми задачами, проектами и так далее.

  • Организации – это верхний уровень, в котором создаются команды (отделы).
  • Команды (отделы) – здесь будут находиться проекты, которые имеют отношение именно к этому отделу..
  • Проекты, например, «Производства контента».
  • Задачи внутри проекта.
  • Теги – с помощью них можно объединять разные задачи.
  • Секции – возможность разделить задачи на несколько определенных разделов внутри проекта.
  • Подзадачи внутри задачи.

Таким образом, вы легко можете систематизировать любые задачи внутри этого сервиса. Эти простые сущности позволяют творить настоящую магию=)). Давйте, разберем некоторые из них.

Задачи

Можно нажать на Add Task или нажать на плюсик и будет создана задача. Можно еще нажать на пустую строчку – создали задачу. Task 1 – она готова.

Followers – те люди, которые будут следить за ходом выполнения этой задачи. Это могут быть лица, обладающие какой-либо информацией, возможно, это человек, который будет принимать задачу. Description – описание задачи. Assigned – кому назначить. Due Date – срок выполнения. Коммуникация происходит в самой задаче.

Все элементарно. Интерфейс на английском, но количество слов, которые нужно знать, минимально. Для перевода можно использовать расширение для Chrome.

Как можно эту информацию организовать? В саму задачу рекомендую добавлять части работ, которые можно выполнить за раз. Не добавляйте грандиозных и не совсем четких задач, формулируйте что-то конкретное. Например, «найти информацию» или «съездить», «позвонить».

Проекты

Проекты – это список задач, сгруппированный по определенной идее. Зеленым я отображаю те проекты, которые без срока и не ограничены во времени. Красным отображаю проекты, которые ограничены по времени и их нужно выполнить. Без метки – это «спящие» проекты, которые не требуют моего внимания или шаблонные проекты.

Также, проект можно добавить в избранное: нажать 3 точки, выбрать «Добавить в избранное» и в меню будут показаны все проекты, которые вы хотите видеть постоянно.

Теги

Есть возможность группировки по тегам. Можно задачи связать по определенным тегам. Например, тег «Рутина» – это все повторяющиеся задачи, которые нужно выполнять регулярно.

Подзадачи

Подзадачи – это этапы задачи. Я обычно их использую как чек-лист того, что нужно выполнить.

Связи

Все эти задачи с легкостью можно соединить между собой. Скопируйте задачу и укажите URL в Description – она будет подставляться в формате названия этой задачи.

Через собачку @ можно добавлять участников команды. Например, если я упомяну сотрудника, то у него в InBox (аналог почтового ящика в Asana) появится уведомление о том, что сотрудника упомянули и он будет добавлен в качестве Follower. То есть он увидит информацию по этой задаче.

Есть отличная функция Поиск, где можно сделать практически любую выборку ваших задач. И этот фильтр поиска можно сохранить и добавить в Избранное, чтобы он был под рукой.

Надеюсь, вы оценили всю простоту Asana. Рекомендую вам прямо сейчас зарегистрировать аккаунт и проверить его на деле. В следующей статье я более подробно разберу сами настройки и более продвинутые функции, которые регулярно использую.

[et_bloom_inline optin_id=”optin_18″]
Дмитрий Соловьев

Дмитрий Соловьев

Управляющий партнер МИГ Бизнес и ведущий консультант

 

ВОЗМОЖНО, ВАМ БУДЕТ ИНТЕРЕСНО

Pin It on Pinterest

Shares
Share This