Корпоративные стандарты компании при работе с Google Apps for Work

Продолжаю серию постов про использование сервиса Google Apps в бизнесе. Ранее я уже приводил 15 причин, почему стоит перевести свой бизнес на Google Apps for Work, и рассказал, как сделать основные настройки Google Apps for Work. Сегодня я расскажу, какие корпоративные стандарты компании стоит обязательно внедрить при использовании этого полезного инструмента.

Корпоративные стандарты компании для настроек рабочей почты

1. Все аккаунты сервисов, которые необходимы сотрудникам для выполнения работы, регистрируются на корпоративную почту, чтобы при увольнении человека вы не потеряли доступ к сервису с вашими данными.

2. Каждый сотрудник должен проверять свою рабочую почту ежедневно, чтобы не получилось так, что потерялось или осталось незамеченным какое-либо письмо и на него не ответили. Ненужные уведомления сервисов можно отключить.

3. Обговорите стандарт подписи в письме. Например, имя, фамилия, телефон, электронный адрес, ссылки на ваши корпоративные страницы в социальных сетях. Когда сотрудники будут вести переписку, вы сможете получить дополнительный трафик на ваши ресурсы. Все это необходимо прописать на корпоративном портале.

стандарты корпоративной почты

Календарь и коммуникации внутри компании

1. Все встречи в компании с сотрудниками и партнерами обязательно нужно
фиксировать в календаре. Если у сотрудника ненормированный рабочий день и днем, к примеру, он не может работать, то ему необходимо это зафиксировать в календаре, чтобы вы понимали, что в этот период времени он недоступен и не сможет вам быстро ответить.

2. Используйте Hangouts как основной инструмент коммуникации внутри компании. Откажитесь от скайпа, на который тратится много времени. Чем быстрее вы перейдете со скайпа на Hangouts, тем больше полезного времени останется у сотрудников.

3. Используйте для работы Google Disk. Создайте папки в соответствии с вашей организационной структурой. Например, в моей компании есть отдел контент-маркетинга, отдел продаж (CRM-отдел), отдел проектов по продуктам и бэк-офис. У каждого отдела есть своя папка. Сделайте то же самое. В каждой папке создайте совместный доступ для сотрудников конкретного отдела. У всех, кто имеет доступ к папке, есть возможность создавать в ней документы и редактировать их.

папки документов с доступами по отделам

Зачем это нужно сделать? Например, чтобы защитить вашу компанию от утечки информации. Есть у вас отдел, который занимается трафиком: они гонят большое количество посетителей на ваши продающие страницы. Есть отделы продаж и интернет-проектов, которые создают продающие страницы. Если у человека, который занимает трафиком, будет информация о том, как создавать продающие страницы и как предоставлять услугу или товар, то сотрудник вполне может украсть идею, технологию и вы получите конкурента. Чтобы этого избежать, необходимо разделение на отделы. На каждую папку дается доступ тем сотрудникам, которые должны иметь доступ непосредственно к документам в этой папке.

Корпоративные стандарты компании для создания и хранения документов

1. Создание новых файлов и их место хранения. В стандартах компании пропишите, что все новые файлы должны создаваться в соответствующей папке (маркетинг, продажи, саппорт и тд). Таким образом вы избежите ситуации, когда сотрудники создали много файлов, они где-то находятся, и вы не можете получить к ним доступ.

Как создавать документы: зайдите в Google Disk, нажмите кнопку «Создать». В меню появятся варианты документов, которые вы можете создать: папка, загрузить файл, создать Google документы, создать Google таблицу; у меня подключены дополнительные приложения, я могу создавать другие файлы, например, диаграмму Lucidchart. Создавая документ, проверьте, чтобы был доступ к тому отделу и человеку, которые должны его получить.

2. Настройки доступа.

настройки доступа к корпоративным документам

Доступ можно выставлять с помощью сохранения документа в папке, к которой уже есть доступ сотрудников. Через кнопку «Настройки доступа» можно прописать адрес человека, которому необходимо открыть доступ. Также доступ можно открыть по ссылке, тогда просматривать его могут все в домене, например, МИГ Бизнес.

доступ к документам по ссылке

Либо используйте расширенные настройки: «все, кто в домене МИГ Бизнес с ссылкой», «все, кому отправлено приглашение и доступ», – все эти пользователи домена МИГ Бизнес получают права редактирования, комментирования или чтения. Режим «Чтение» – доступ без возможности вносить правки, «комментирование» – возможность написать замечание без права редактирования и «редактирование» – это максимальный доступ. Поэтому, создавая документы и предоставляя доступ, обязательно проверьте, что у человека, которому вы открываете доступ, есть необходимые возможности.

чтение и редактирование документа

Здесь примерно все так же, как в стандартном документе Word, но есть очень важная функция – «Комментарии». Очень удобно согласовывать документ с ее помощью.

функция комментирования google документа

Выделяете текст, «нажимаете Комментарии», пишите комментарий и добавляете его. Человек, с которым вы взаимодействуете, сможет дать ответ по данному комментарию, вы редактируете документ и ставите галочку, что вопрос решен. Так можно избежать многократных отправлений документов, сохранение на локальном сервере, редактирование в режиме реального времени и т.д.

3. Дополнительные приложения. Вы можете расширить функционал вашего текстового редактора или таблиц с помощью дополнительных приложений.

дополнительные функции для редактирования Google документов

Приложения. Другие сервисы Google

Вы можете в ваш аккаунт Google устанавливать приложения так же, как и на свой локальный компьютер. В разделе Marketplace можно найти любые приложения и сервисы. Например, диаграмму Ганта, инструменты публикации форм, инструменты по опросам, DocuSign – инструмент электронно-цифровой подписи и т.д.

Я, например, локальными приложениями практически не пользуюсь. У меня есть графический редактор Pixlr Editor, который заменяет мне PhotoShop, и я могу быстро отредактировать документ. Редактор находится в облаке и сохраняет все документы в Google Disk.

графический редактор Pixlr Editor

Можно ли всеми этими сервисами не пользоваться? Наверное… Но используя эти инструменты, вы значительно ускоряете работу с вашими документами с помощью интернета. Если вам нужно отправить документ, открываете доступ на папку и у необходимого человека есть доступ к документам. Это фундамент вашей инфраструктуры бизнеса, на который все остальное будет наслаиваться.

Нужна помощь в систематизации бизнеса и выстраивании бизнесс-процессов? Приглашаю на бесплатную консультацию, на которой я расскажу вам, как ваша компания сможет автоматизировать рутину, увеличить поток лидов и существенно поднять продажи: записаться на бесплатную консультацию.

Дмитрий Соловьев

Дмитрий Соловьев

Управляющий партнер МИГ Бизнес и ведущий консультант

 

Заголовок с измеримой выгодой

Заголовок с измеримой выгодой

Здесь вам нужно поставить тезис, который будет нести понятную выгоду вашей целевой аудитории [буллет].

Успех!

Pin It on Pinterest

Shares
Share This