Как работать с удаленными сотрудниками?

Если вы создаете онлайн-бизнес и планируете вести бизнес удаленно, то офис, крайне нежелателен. Поэтому для этого лучше всего нанимать фрилансеров. Как работать с удаленными сотрудниками? Спросите вы…  В этом подкасте мы поговорим с вами как раз обо всех особенностях взаимодействия с ними.

Подкаст: Скачать (Длительность: 26:32 — 60.7MB)
Подписаться на Подкаст iTunes | Android  | Способы подписки

Темы этого эпизода:

00:20 Для создания онлайн-бизнеса необходимы удаленные сотрудники
00:46 Три причины зачем нужен удаленный сотрудник
02:37 Посчитайте вашу почасовую ставку
02:58 Что вы не будете делать в своем бизнесе
03:38 Три основных этапа найма сотрудников
04:34 Сотрудник, для выполнения рутины
05:10 Распределение ролей в компании
05:55 Кто вам вообще нужен?
07:29 Способы оплаты
09:41 Как взаимодействовать с сотрудниками
11:20 Структура должности
12:00 Требования к сотруднику
16:55 Четыре элемента контроля сотрудников
19:20 Обязанности работодателя
24:20 Сайт удаленной работы work-zilla
24:38 Сервис удаленных помощников.

Отправить твит:

Для успешного онлайн-бизнеса вам нужна команда удаленных сотрудников [Кликните, чтобы твитнуть]
Взаимодействие и контроль удаленных сотрудников [Кликните, чтобы твитнуть]
Требования и обязанности сотрудника и руководителя [Кликните, чтобы твитнуть]
Воспользуйтесь сервисом удаленных сотрудников [Кликните, чтобы твитнуть]

Текстовая версия

Итак, зачем же нужен удаленный сотрудник?

На это есть три основные причины.
1. Рано или поздно вы упретесь в потолок своего личного времени. Т.к. время предпринимателя ограничено. Работать в сутки больше чем 16 часов (по максимуму), просто физически не сможете. Поэтому вам необходимо покупать чужое время, чтобы справляться с теми функциями, которые вы создаете в рамках своего бизнеса.

2. Вы не обладаете, какими то специфическими навыками. У вас есть два пути. Либо разбираться в них, либо делегировать конкретную задачу человеку, который в этом разбирается. Вы на этом этапе значительно сэкономите. Потому что специалисты затратят на это меньше времени, нежели вы в том или ином вопросе.

3. Если вы строите бизнес, то бизнес — это не равно самозанятость. Для того, чтобы вам рано или поздно построить бизнес, вам придется полагаться на два основных элемента. Это сотрудники и системы, которые вы строите. Бизнес-процессы, которые вы отлаживаете и т.д.

Если вы не хотите тратить на свой бизнес, по 180-300 часов в месяц, то вам в любом случае нужна команда. Причем лучше удаленно, чтобы не быть привязанными к офису.

Что нужно сделать чтобы нанять сотрудников и сделать все правильно?

1. Посчитайте вашу почасовую ставку. Посчитайте, сколько стоит ваш час. Все что стоит дешевле, нужно срочно делегировать. Иначе, вы будете работать в этом случае неэффективно.

2. Определите, что вы НЕ будете делать в своем бизнесе. Например, технарские работы, подготовку отчетов, работу с контентом, звонки, сбор информации, поиск информации и т.д. То, что вы не хотите делать в своем бизнесе, то, что вас напрягает и не нравится, можете выписать на отдельный листок. Вам лучше все эти процессы начать готовить к тому, чтобы их делегировать.

Три стадии развития компании.

— На первом этапе, когда вы только запускаете свой бизнес. На этапе старта, вам необходим помощник, который будет выполнять разовые поручения. Почему разовые? Потому что ваш бизнес процесс еще не сформирован. Вы еще сами не до конца понимаете, как работает ваш бизнес. И, поэтому у вас появляются разовые поручения, разовые задачи, которые необходимо выполнять. И, вам нужен такой человек, который будет всегда на подхвате, и готов выполнить для вас те или иные задачи. Желательно те, которые вы не любите или не совсем до конца разбираетесь в них.

— На втором этапе, когда вы более или менее запустились. Ваша бизнес модель уже работает. Вам необходим сотрудник, который будет выполнять разные функции. Например, всю основную рутину. Подготовку контента, общение с клиентами, обработка заказов, заявок, служба тех. поддержки и т.д. Все те, бизнес процессы, которые текут в вашей созданной компании, вам необходимо кому то делегировать. Что бы у вас было время для работы над бизнесом, а не в самом бизнесе.

— На третьем этапе, когда вы планируете масштабировать свою компанию, вам необходимо построить организационную структуру вашей компании. И прописать по ролям, кто должен быть в вашей компании. Генеральный директор, директор по маркетингу, специалист по трафику, тех. директор и т.д. Возможно, какие то роли будет занимать один человек, но вам необходимо прописать всю эту структуру по ролям. И начинать нанимать на каждую роль по отдельному сотруднику, который будет сфокусирован только на определенном участке в вашей компании.

Как же все это построить?

Для начала нужно понять, кто вам вообще нужен. Должен ли обладать этот человек специфическими навыками либо это должен быть человек общего профиля, который разбирается с большим кругозором. Вы определяетесь, и исходя из этого понимаете кто вам нужен. Например, директолог, который будет настраивать рекламную компанию, должен уметь работать на уровне. Либо, это человек, который будет выполнять ваши разовые поручения. Сможет технически подправить что то на вашем сайте, сможет помочь найти информацию в интернете.

Вам необходимо определиться с форматом занятости, т.е. это человек, который будет выполнять разовые поручения, без четкого понимания, сколько по времени он будет занят и т.д. Либо это почасовая оплата. Вы договариваетесь с сотрудником, что он у вас будет работать именно на почасовой оплате. Сколько фактически отработал, столько и заработал. Либо, это полный день, с 10 до 19. Человек должен сидеть на телефоне, обрабатывать звонки, заказы и т.д.

Далее необходимо определиться по способам оплаты.

— Если это разовое поручение, то оплата будет за конкретную задачу. И, необходимо заранее договариваться, сколько будет стоить выполнение этой задачи. Если задач не много, то это довольно не сложно. Но, когда задач появляется достаточно большое количество, то каждый раз договариваться о цене будет не очень удобно.

— Поэтому есть второй способ, это оплата по часам. Вы договариваетесь с сотрудником, что ставка одного часа, будет стоить порядка 100рублей/час, или 300 или 400, в зависимости от компетенции сотрудника. И, вы договариваетесь о том, сколько человек выполнил работу, сколько по факту часов работал, столько он и получает.

— Третий способ оплаты, это оклад + проценты. Это способ оплаты подходит именно для продажников, которые должны быть значительно замотивированы на то, чтобы получать хороший результат. Оклад, так называемый для “поддержания штанов”, и достаточно хороший процент. Если сотрудники выполняют план, то получают существенный бонус к окладу. Если они работают плохо и план не выполняют, то процент получается весьма скудный, и оклада хватает лишь для “поддержания штанов”.

— И, четвертый, самый худший вариант, это просто фиксированный оклад для удаленных сотрудников. Самый худший он потому, что вам сложно проконтролировать, сколько по факту человек проработал, над чем он работал и т.д. Здесь может появиться проблема имитации занятости, бурной работы, а на выходе вы не будете получать тот результат, который вам нужен.

Как работать с удаленными сотрудниками?

Далее вам необходимо понять, как управлять сотрудниками, как с ними взаимодействовать. Перед тем, как нанимать сотрудника определите свои стандарты компании. Описанный требования и правила работы в компании.

— Какого качества должен быть интернет. Если вы работаете удаленно, то сотрудник с мобильным интернетом, неприемлем для работы

— Далее, это доступность. В какое время должен быть доступен сотрудник. В течение суток или в выходные.

— Прорабатывайте стандарты отчетности. Когда, в каком формате он должен отчитываться.

— Формат работы.

Например, все задачи ставятся через систему задач ASANA. Еженедельно проводятся планерки, в компании, которые обязательны для сотрудников. И, например, все рабочее время фиксируется с помощью трекера времени Time Doctor.

Если вы планируете брать сотрудника на работу, то эти стандарты вам необходимы. Поскольку, если сотрудник не готов работать по этим стандартам, то сотрудник для вас не подходит.

Так же вам необходимо проработать структуру должности. Должны быть прописаны бизнес процессы, которые должен выполнять сотрудник. Например, обрабатывать контент, обрабатывать видео, готовить статьи, описание товаров, принимать звонки и т.д. Должен быть прописан перечень всех тех функций, которые будет выполнять сотрудник. Причем эти функции нужно придумывать не их головы, а именно в текущей ситуации вашего бизнеса.

Далее необходимо определить требования к сотруднику. Какими навыками он должен обладать. Необходимо ему иметь навыки работы с системами управления контента, platform inc seattle или World of Warplanes. И в идеале сразу подготовить тестовое задание для сотрудника. Например, подготовить небольшой html код для добавления на страничку. Если сотрудник будет говорить, что он с этим знаком, а простое задание выполнить не может, то вам нет смысла обучать сотрудника каким-то азам и т.д. Если вы набираете сотрудников для работы с контентом, и вы даете задание подготовить карточку товара, и видите, что в одном слове три ошибки, то, наверное вам такой сотрудник на контент не нужен. Тестовые задания очень критичны, для того чтобы отобрать того или иного сотрудника.

Ставить задачи я рекомендую, через специальную систему. Мы используем систему ASANA. Она очень простая, удобная. Да, она на английском языке, но для того, чтобы ей пользоваться необходимо, знать перевод минимального количества слов. Все сотрудники работают по конкретным задачам через эту систему. Если это процесс повторяющийся, то ставится задача повторяющаяся, например, на каждый день, по будням. И, сотрудник, должен каждый день отмечать задачу выполненной. А, если это разовая задача, то писать конкретный результат, который он выполнил по той или иной задаче. Таким образом, вы получите автоматическую систему отчетности по задачам за день. Заходите в специальный раздел, и смотрите, какая активность была в течение дня по вашим сотрудникам. Выполнены ли задачи. Таким образом, вам все будет ясно и прозрачно.

Усиливает этот инструмент такой софт, как Time Doctor. Особенно, если оплата у ваших сотрудников почасовая. Вам необходимо учитывать время работы ваших удаленных сотрудников. Это специальная программа устанавливается на компьютер сотрудника. Сотрудник выбирает конкретную задачу, с которой он будет работать прямо сейчас из списка задач программы ASANA и нажимает старт. В этот момент происходит каждые три минуты скриншот экрана, и отправляется в систему. Вы, как руководитель можете зайти и посмотреть, чем занимался ваш сотрудник. Сидел в контакте и переписывался с подружками, либо наполнял товарами ваш интернет магазин. Вам все будет ясно и прозрачно.

Вам будут необходимы общие документы. Я рекомендую использовать Google Apps для работы. Для каждого сотрудника завести свой почтовый ящик. Будет специальный раздел, Googlе документы, где будут храниться все ваши рабочее документы. Это стоит прописать в стандартах компании, чтобы любой новый сотрудник уже умел пользоваться этими инструментами. Это база. Это как, некоторое время назад принимали на работу в офис, и спрашивали, умеете ли вы пользоваться Microsoft Office. Сейчас необходимо овладеть пользованием Googlе документами.

И, последний элемент, это использование систему управления паролями. Например LastPass. Для того, чтобы вам не передавать сотруднику конкретный пароль, вы настраиваете доступ на сотрудника и выдаете ему набор необходимых паролей от тех или иных сервисов, которые вы будете использовать в своей работе.

После того, как вы наняли сотрудника на работу, вам необходимо понимать каким образом вы будете контролировать.

Я вывел четыре основных элемента.

1. Контроль по времени. Вам необходимо отслеживать, сколько было потрачено на ту или иную задачу. Если было потрачено много времени, то вам необходимо включиться в этот процесс, посмотреть по скриншотам, спросить, как сотрудник выполнял эту задачу. Возможно, он, что то не умеет или делает не эффективно. И, вам необходимо подкорректировать этот процесс. Таким образом, вы сократите то, количество времени, которое будет затрачивать ваш сотрудник на ту или иную задачу.

2. Контроль по задачам. Вы смотрите, выполнил ли задачу в срок, и все ли согласно тех. заданию, если это разовое задание. Либо регламенту, если это процесс формализованный вашей компанией.

3. По показателям. Если этот отдел, где мотивация завязана на показатели. Если вы используете ключевые важные цели в вашей компании, то вам необходимо понимать выполняет ли он показатели или нет. Если нет, то нужно понять, что вы можете сделать для сотрудника, для системы, чтобы это действительно работало. Если у вас все идеально прописано, с этим справляются другие сотрудники, но конкретный сотрудник не выполняет их. То, тогда проблема в самом сотруднике.

4. Еженедельные планерки. Рекомендую использовать их раз в неделю, не более 30минут по скайпу или Google Hangouts. Лучше это вести под запись, чтобы у вас был архив всех планерок. Чтобы можно было поднять и выяснить ту или иную договоренность. И, на этих планерках разбираете, как прошла прошлая неделя. Что выполнили, из того, что ставили на неделю. И, определяете, что можно сделать на следующей неделе для улучшения ваших основных показателей.

Последний элемент, это обязанности работодателя.

1. Платить вовремя, и согласно договоренности. Не отлынивать и не говорить, что здесь ты сделал не правильно, здесь мы так не договаривались и т.д. Т.е. как изначально договорились, так и делать. Смотрите, что сделал сотрудник, и платите вовремя. Если договорились на первое число, то первого числа вы и оплачиваете. Если вы не будете платить, будете задерживать, платить меньше, то мотивация сотрудников будет очень сильно падать.

2. Обеспечить всеми необходимыми инструментами для работы. Все сервисы должны быть оплачены. Если Google документы, то доступ должен быть. Если, даете какие то сервисы, то должны быть пароли, логины и т.д.

3. Давать обратную связь по задачам. Если вы используете систему ASANA, то возможно сотруднику будет не до конца понятно, как выполнить задачу. Или потребуется обратная связь. Ваша задача, каждый день заходить в эту систему, и давать обратную связь по выполнению задачи.

4. Ставить четкие задания и предоставлять подробные инструкции для ведения работ. Особенно, если это касается, каких то процессов. Не из серии «наполните мне сайт товарами». А конкретно, какие товары, как заполнять карточку товара, какие ключевые слова использовать, как заполнять мета-теги, какого разрешения добавлять картинки и т.д. Чем подробней будет инструкция, тем лучше и качественнее выполнит за вас работу сотрудник. Если у вас нет этой инструкции, а этот процесс будет у вас повторяться снова и снова, то инструкцию лучше разработать.

Что будет если вы так и будете работать сами?

— Во-первых, на все у вас не хватит времени. Вы упретесь в потолок, и рост вашей компании замедлится. Вы рано или поздно устанете, вам надоест все делать, все закончится у вас плачевно.

— Тратить значительно больше времени на простые задачи. Нежели делегировать их сотруднику, который разбирается, в каких-то технических моментах лучше вас.

— Ваша стоимость часа будет значительно падать, и эффективность вашей работы в самом бизнесе будет падать. Изначально вернитесь к вашему показателю почасовой ставки, и следите за тем, что бы этот показатель у вас все время рос.

— Вместо бизнеса, вы просто получите новую работу. Нужна ли она вам? Вспомните, для чего вы запускали этот бизнес. Только из-за денег, либо были, какие то дополнительные мотиваторы, например больше времени, больше свободы, возможность перемещения т.д.

Итак, что же вам сделать прямо сейчас?

Понять на каком этапе вы находитесь. Только начали работу, то делегируйте разовые задачи, которыми вам не стоит заниматься. Вспомните про тот список, который вы написали. Если вы уже работаете, ваш бизнес запущен, и вы зашиваетесь в рутине. Вам нужно найти помощника на рутину, на ваши бизнес-процессы, которые необходимы вам в вашем бизнесе. Если вам пора масштабироваться, если у вас уже все работает, но работает не совсем эффективно, то вам необходимо описывать ваши бизнес процессы. Вспоминаем про организационную структуру, про роли, и закрываем каждую роль отдельным сотрудником. И, выдаем ему уже описанные бизнес процессы.

Определите прямо сейчас, что вы не будете делать. Снимите с себя и делегируйте сотруднику.

Какие варианты и куда можно обратится?

1. Сайт удаленной работы Work-Zilla и нанять сотрудника. Но, здесь, как повезет. Как вы поставите задачу, и что у вас из этого выйдет. Возможно, у вас не получится найти с первого раза хорошего исполнителя, и возможно вам придется много заниматься микро-менеджментом для того, чтобы получить тот результат, который вам нужен.

2. Воспользуйтесь нашим сервисом удаленных сотрудников, удаленных помощников. Чем это выгодно для вас? Мы берем на себя обучение всех сотрудников. Постоянно их обучаем всем необходимым технологиям управления и т.д. Весь микро-менеджмент берем на себя. Даем вам уже готовый результат, согласно вашему техническому заданию либо регламенту бизнес процессов.

Оплата строго почасовая. Если задача заняла 10 минут, то вы оплачиваете только 10 минут. Планерки мы ведем самостоятельно, сами ставим задачи, сами контролируем их выполнение и т.д. Время необходимое на получение дополнительной задачи по информации мы не включаем в эту стоимость.

Если вы планируете масштабироваться, то у предпринимателей возникает основная сложность — нехватка ресурсов для описания всех бизнес процессов. Мы готовы взять это на себя, можем описывать все ваши бизнес процессы в виде инструкций. При чем готовых к исполнению неподготовленными сотрудниками. Те же инструкции можно передать нашим удаленным сотрудникам, и они будут способны выполнять те бизнес-процессы в вашей компании. Мы берем бизнес процесс, описываем его и сами готовы его исполнять своими силами.

Если у вас есть вопросы, я с радостью готов на них ответить=)

[et_bloom_inline optin_id=»optin_18″]
Дмитрий Соловьев

Дмитрий Соловьев

Управляющий партнер МИГ Бизнес и ведущий консультант

 

[yuzo_related]