Как правильно работать над проектами?

Проект преследует определенную цель. Она должна быть конкретной, иметь ограничения, достижимой (реалистичной) и обладающая ограничением во времени (SMART: specific, measurable, attainable, relevant, time-bound).

Цель проекта всегда должна отвечать всем этим критериям. Например, если нужно вывести сайт в топ-5, то нужно знать в какие сроки это произойдет, с каким бюджетом и т.д. Цели нужно обязательно прорабатывать.

Заводим новый файл, который называем Уставом проекта.

В нем:

  1. Описание цели. Какие цели вы ставите перед этим проектом?
  2. Обоснование запуска. Зачем нужен этот проект? Часто эмоции проходят,  и выясняется, что это никому не нужно. Обосновываем.
  3. Состав работ. Какие работы вы будете выполнять для реализации этого проекта? Крупными мазками. Детализировать будем потом.
  4. Прописываем ключевые стороны и их интересы. Кто заинтересован в проекте, что он хочет от него и т.д.
  5. Прописываем риски проекта. Может случиться нехватка финансирования, произойти срыв сроков, случиться что-то еще…
  6. Критерии успешного проекта. Что мы будем считать   успешным выполнением проекта? Например, определенное время, определенный бюджет, определенное качество.
  7. Прописываем ответственных за проект и всех ключевых участников.

Излишне детализировать не будем – тезисно, на страничку, этого достаточно.

Теперь приступаем к планированию.

Здесь уже важно прописать все элементы.

  1. Цели, критерии, ограничения проекта.
  2. Определяем весь перечень работ.
  3. Прописываем длительность каждого из этапов: верстка темы, наполнение товарами, продающее описание товаров, служебные страницы и т.д.
  4. Определяем последовательность каждой из этих работ. Это важно. Возможно,  некоторые задачи можно запустить параллельно, особенно, если их выполняют разные люди – так можно ускорить процесс.
  5. Делаем расчет и рисуем диаграмму ганта (это такая таблица, где по вертикали идут задачи, а по горизонтали идут даты, в которые мы выполняем эти задачи). Похоже на чек-лист. Между прямоугольниками мы рисуем связи – если параллельно идут задачи, то выясняем, какие задачи первостепенны, а какие – второстепенны.
  6. Определяем необходимые ресурсы (здесь начинается роль менеджера проекта – мы планируем проект и наша задача — выполнить проект чужими руками). Обращаемся на сторонние ресурсы к фрилансерам, чтобы занести, например, товар в интернет магазин. Просим найти поставщиков и нарисовать логотип. Это дешево и очень удобно.
  7. Делаем оценку и оптимизируем затраты на проект.  Когда у нас все работы находятся на одном листе, и мы понимаем, кто будет выполнять  работы и сколько они стоят, можно определить, как это оптимизировать: например, можно заказать работы по отдельности (баннеры и логотипы), но будет это стоить дороже. Лучше поставить задачу дизайнеру, который сделает все за один день и это обойдется гораздо дешевле. Вы сэкономите собственное время и ресурсы.
  8. Во время проекта вы должны постоянно отслеживать исполнение проекта, контролировать выполнение всех задач, вносить изменения, если они необходимы.
  9. Декомпозиция. Теперь важно задачи декомпозировать — разложить до атомарных составляющих. Например, создание сайта интернет магазина состоит из множества разных элементов (зарегистрироваться на платформе, загрузить данные и т.д.). Начинаем делать все по этапам. Добавить товары, добавить и написать описание, прикрутить домен –начинаем это все делить. До какого этапа можно делить? Можно разделить до одной операции – в среднем, чтобы одну задачу можно было выполнить за 50 минут и одним человеком. Тогда появится понимание того, сколько времени это займет и т.д.

После того, как проект запущен, нужно следить за сроками, за ресурсами, за исполнителями, за тем, как расходуются финансы. Важно оптимизировать этот проект. Например, можно использовать «магический треугольник», в углах которого находятся затраты, объем работ и сроки. Можно снизить затраты за счет уменьшения объема работ или увеличения сроков (если бюджета не хватает). Можно играть переменными.

В процессе проекта важно управлять рисками. Следует понимать свои риски, если к работам привлечен один фрилансер, на котором завязан большой объем работ: если его не контролировать и не получать промежуточные результаты, то это становится определенным риском.

Важно и управлять персоналом: понимать,  кто и какие задачи выполняет. Тогда можно будет нарисовать матрицу ответственности и распределить работы, роли, кто и чем занимается в настоящий момент.

Контроль должен присутствовать обязательно. Контрольные точки должны быть на всех элементах:  во-первых, на всех критичных работах, во-вторых, на тех элементах, которые не являются основными в рамках одного проекта. И, конечно же, необходимо контролировать сроки и все изменения (это для того, чтобы проект не стал слишком дорогим и его не пришлось закрыть раньше времени).

И еще один совет по управлению проектом:

важно научиться говорить «нет» всем новым проектам до тех пор, пока не завершен старый проект. Если проектов будет много и одновременно, то ничего не получится. Важно фокусироваться на проекте. По стратегическим вопросам нельзя работать в режиме многозадачности: если вы планируете что-то, то вам важно фокусироваться именно на этом.

Расскажите, над какими проектами вы работаете в настоящее время?

[et_bloom_inline optin_id=»optin_18″]
Дмитрий Соловьев

Дмитрий Соловьев

Управляющий партнер МИГ Бизнес и ведущий консультант

 

[yuzo_related]