Выбрать страницу

Несколько месяцев назад я писал о том, почему стоит перевести свой бизнес на Google Apps for Work.  Этот пакет облачных служб позволяет выполнять необходимые операции с любого устройства, где бы вы ни находились, что значительно повышает эффективность бизнеса и снижает издержки. Сегодня я подробнее расскажу, как настроить основные функции Google Apps.

Управление доступами в Google Apps

консоль администратора Google Apps

В компании у руководителя есть консоль администратора Google Apps. Здесь можно управлять всеми доступами: пользователи, профиль компании, оплата, различные отчеты, группы и т.д. Обратите внимание, что вам нужно будет настроить домены на ваш аккаунт. У меня, например, основной домен – это migbusiness.ru. Вся создаваемая корпоративная почта будет на этом домене.

Профиль компании

логотип компании в консоли Google Apps

Заполните профиль компании: название, язык, функции и т.д. Здесь можно разместить логотип, сразу подключить настройки Google Analytics для того, чтобы аналитика сайта была привязана к этому аккаунту. В разделе «Персонализация» загрузите свой логотип, чтобы выделялся ваш аккаунт. Это нужно для того, чтобы вы потом, если будете пользоваться личной почтой, по этому логотипу видели, где вы находитесь – в корпоративном аккаунте или нет.

Создание аккаунтов сотрудников

На каждого пользователя заводите по одному аккаунту. Нажимаете «Добавить пользователя» или несколько пользователей, введите имя, фамилию и электронную почту. Мой стандарт – первая буква имени и фамилия, по такому формату завожу всех сотрудников.

Инструмент «Группы» необходим, когда у вас большая компания и есть разные отделы, то есть, у вас есть организационно-функциональная структура. У меня, к примеру, в большинстве ролей в бизнесе нахожусь я: на всех руководящих позициях, в роли менеджера проекта. Есть отдел маркетинга, отдел продаж, отдел продуктов, операционный отдел и инфраструктурный. Можно завести 5 отдельных групп, в которых будут сотрудники. Группа нужна для того, чтобы Google понимал, что есть в компании отдел, и в нем есть люди. Согласно этим группам можно будет выдавать доступы.

У каждой группы есть адрес электронной почты, допустим, ol@migbusiness.ru. Соответственно, можно создать служебные электронные адреса. Например, seo@migbusiness.ru, sales-, support-, hr-, admin- и т.д. для того, чтобы у вас был определенный адрес электронной почты. Далее создаёте личные аккаунты.

Рекомендую использовать браузер Chrome, так как инструменты Google уже вшиты в этот браузер и вы сможете заходить на свой Google Disk с помощью кнопки «Сервис», выбираете «Документы» и попадаете в документы. Нажали «Почта», и вы автоматически оказываетесь в почте. Если я в браузере залогинился под этим аккаунтом, то он меня автоматически пускает во все инструменты, ресурсы, которые мне нужны.

Установка мобильных приложений

Рекомендую установить все необходимые мобильные приложения на ваш мобильный телефон или планшет. Например, Google Disk, Gmail, браузер Chrome. Это даст доступ ко всем вашим документам, календарям с вашего мобильного телефона.

Получение личных писем на корпоративную почту

как добавить личную почту к корпоративной

В настройках почты можно добавить дополнительные аккаунты и проверять почту с других адресов. Заполняете ваши данные, и письма будут подгружаться автоматически. В почтовом ящике можно настроить сортировку писем по папкам. Например, у меня несколько вкладок: Sort – рассортировать, Tasks – задачи, Reference – для информации, Waiting – я жду ответа и новые письма. На блоге есть более подробная пошаговая инструкция “Inbox Zero или 6 простых шагов по наведению порядка в своей почте”, которая поможет вам взять свою почту под контроль, настроить фильтры и получать только действительно нужные вам письма.

Настройка календаря

Google календарь

Я могу видеть календарь сотрудников, чтобы знать, в какое время человек не может работать или будет недоступен. Есть отдельный календарь встреч с клиентами, мероприятия, планерки. Вы можете создать несколько совместных календарей, чтобы все сотрудники получили к ним доступ. Таким образом, у вас будет понимание того, что происходит в вашей компании и в какое время.

Как вам удобные настройки и функции Google Apps? Вы уже используете их в своем бизнесе?

В следующий раз я расскажу, как грамотно организовать работу сотрудников с Google Apps for Work, чтобы не потеряться в огромном количестве документов и папок.

[et_bloom_inline optin_id=”optin_18″]
Дмитрий Соловьев

Дмитрий Соловьев

Управляющий партнер МИГ Бизнес и ведущий консультант

 

ВОЗМОЖНО, ВАМ БУДЕТ ИНТЕРЕСНО

Pin It on Pinterest

Shares
Share This