Inbox Zero или 6 простых шагов по наведению порядка в своей почте

В этом видео я хочу поделиться своей проверенной системой Gmail inbox ZERO. Предлагаю для начала провести небольшой эксперимент, зайдите в свой почтовый ящик, и посчитайте, какое количество писем находится в папке входящие. Если их несколько сотен, то я рекомендую посмотреть этот урок до конца, чтобы взять под контроль свой почтовый ящик. Если их там несколько тысяч, то этот ролик вам обязательно нужно посмотреть и внедрить его в свою повседневную систему=)

В рамках этого простого урока, всего 6 шагов, которые вам нужно будет сделать.

Что вам это даст? для чего вам это нужно? Нужно чтобы вы взяли под контроль свой почтовый ящик, могли настроить необходимые фильтры. И получать в папку входящие только те письма, которые действительно вам нужны, те, которые требуют вашего внимания. Если вы страдаете от недостатка фокуса внимания, то это простая методика позволит вам в разы увеличить качество поступающей вам информации. Реагировать только на те события, на те письма, которые действительно требуют вашего внимания.

 

Итак, перейдем сразу к конкретике, вам нужно будет пройти шесть простых шагов, для того чтобы обрести контроль над своим почтовым ящиком.

  1. Если вы еще не пользуетесь ящиком gmail, то я рекомендую вам его завести. Это намного удобнее, чем mail, Yandex и т.д. Не говоря о том, что этот почтовый ящик является ключом, логином ко многим интересным сервисам, которые абсолютно необходимы для интернет-предпринимателя.
  2. Вам необходимо настроить сбор и отправку с других ящиков. Скорее всего, у вас есть ящик на Yandex, именной ваш ящик, и плюс еще какие то другие. Поэтому вам нужно будет настроить сбор писем с этих ящиков, и настроить возможность отправки писем прямо из gmail, не выходя оттуда.
  3. Настроить специальные папки, куда будут складываться письма, исходя из того принципа, которым вы пользуетесь.
  4. Настроить фильтры, чтобы в эти папки письма автоматически добавлялись, и вам не нужно руками каждый раз перетаскивать.
  5. Настроить пару полезных фишек, которые в разы увеличивают продуктивность вашего gmail ящика.
  6. Понять какой каждодневный процесс у вас должен быть для того чтобы вы корректно пользовались своим почтовым ящиком.

 

1. Заведите свой почтовый ящик на gmail.

Заходим на gmail.com, рекомендую завести его именным. Это будет ваш именной ящик, поэтому сразу придумайте нейтральное имя, которое будет все время с вами.

Далее настройте gmail на других устройствах, смартфонах, планшетах. Сделайте, так чтобы можно было войти и сразу проверить почту.

Сразу нужно настроить двойную защиту, там много возможностей, с помощью смс, или с помощью специального приложения, которое генерирует код и т.д. Это даст возможность защитить ваш почтовый ящик, и не дать возможности злоумышленникам войти в ваш почтовый ящик, поменять пароль или сбросить в других полезных сервисах, которые так вам необходимы для вашей повседневной работы.

 

2. Настройте сбор и отправку писем со всех почтовых ящиков.

Делается это все достаточно просто. Необходимо указать логин, пароль от ваших других ящиков, чтобы была возможность автоматического сбора писем. И настроить отправку других ящиков.

С тех ящиков, с которых вам необходимо будет отправлять письма, вы так же сможете здесь настроить. Заходите в папку настройки, заходите в аккаунты импорт, и в разделе «Отправлять письма как», настройте адреса электронной почты, с которой вы сможете отвечать на эти письма. И, здесь сможете настроить сбор писем с других ваших почтовых ящиков.

Таким образом, в ваш почтовый ящик на gmail будут валиться все письма с разных почтовых ящиков. Вам не нужно будет тратить свое время, везде настраивать порядок и т.д. Здесь есть две настройки, можете отвечать по умолчанию с основного адреса, либо можете отвечать с того почтового ящика, на которое было отправлено письмо.

3. Настройте папки для сбора писем.

У меня три категории, это бизнес, личное и обучение. В настройках заходите во вкладку ярлыки (я называю их папки) и под этой вкладкой сможете быстро настроить все необходимые папки.

В разделе бизнес, есть:

  • Документы — сюда сыплются все документы, сервисы, автоматизированные и т. д.
  • Заказы — уведомления о поступивших заказах.
  • Звонки — записи разговоров по корпоративному номеру.
  • Комментарии — это комментарии из соцсетей, на блогах и т.д.
  • Платежи — тут все понятно, если деньги поступили или ушли, то уведомления приходят в эту папку.
  • И различные уведомления, которые не так важны, но важно понимать, что эти события происходят.

Следующий раздел, это личное.

  • Все финансовые документы, личного плана мне попадают в эту папку, списание по личным банковским картам, отчеты и т.д.
  • И папка SMM практически не используется, потому что я отключил все уведомление из соц. Сетей. Но, если какой-нибудь злоумышленник, пытается проникнуть в мой аккаунт, в социальной сети, то мне сообщение попадет именно в эту папку. Сюда сыплются сообщения со всех аккаунтов, которые у меня есть в социальных сетях.

И, отдельная папка обучение, здесь я рекомендую выделить вашу тему фокус и внимание, на чем вы фокусируетесь и сознательно тратите свое внимание и время. Можете обозначить их здесь, например интернет бизнес или электронная коммерция, контент маркетинг, личная эффективность. Можете эти папки создать, и на те рассылки, на которые вы подписываетесь, настроить фильтр, чтобы письма попадали в соответствующие папки.

 

4. Настройка фильтров.

Как это сделать? Наверное, у вас в папке «Входящие» есть большое количество писем, не рассортированных, с которыми вообще не понятно, что делать. Я рекомендую, следовать следующему принципу.

Возьмите первый месяц всех писем, самый последний и пройдитесь по каждому. И, соответственно, посмотрите, что можно сделать с этими письмами.

Если, это письмо поступило вам, и подобное будет поступать еще, это уведомление или сообщение о комментарии, платеже, заказе и т.д. Соответственно на него сразу настраивайте фильтр, и фильтр настраивайте на папку, которую вы заранее создали.

Если это письмо пришло, из какого то сервиса рассылок, и вы больше не хотите его получать, не хотите тратить на него свое внимание и время, заранее отпишитесь от этой рассылки. Я думаю, автор этой рассылки будет сам вам благодарен, потому что вы не будете жать кнопки «Это спам», либо писать гневные письма, либо еще что то. Лучше сразу отпишитесь, всем будет проще от этого. Либо вы получаете огромное количество писем от сайтов купанаторов либо еще, какие то. Они как сумасшедшие шлют письма каждый день, поэтому сразу от них отпишитесь.

Есть отличный сервис https://unroll.me/ — он поможет вам «оптом» отписаться от большого количества подписок.

И, как вам только это надоест. А надоест, вам это, как только вы пройдете, письма первого месяца, выделяйте их все сразу и архивируйте. Дальше вы эту систему будете подтягивать, подкручивать под себя по мере поступления новых писем.

Нужно, выбрать конкретное письмо, нажать стрелочку вниз, фильтровать похожие письма. По определенному принципу gmail соберет похожие по адресу отправки, либо по другим критериям.

Далее нажимайте создать фильтр в соответствии с этим запросом.

 

Далее нажимаю создать фильтр в соответствии с этим запросом, и попадаем в такое меню.

Выбираем галочку: Пропустить входящий, архивировать, то есть все новые письма, которые будут поступать вам – будут сразу пролетать мимо папки «входящие».

Далее выбираем: применить ярлык -> 3. Обучение (Personal Development) -> нажимаем галочку: применить фильтр к соответствующим цепочкам писем. Это означает, что после того как я нажму кнопку «Создать фильтр» — все 13 писем, которые были здесь собраны, а также все следующие, которые будут поступать, они будут автоматически пролетать мимо папки входящие и будут попадать в папку: 3. Обучение (Personal Development).

 

Я думаю все понятно, здесь на самом деле все намного проще. С этим все понятно. Это вам нужно будет сделать с каждым письмом, которое к вам поступает и на которое вам необходимо настроить фильтр.

 

5. Прокачиваем Gmail

Я дам вам пару простых настроек, которые позволят в разы повысить эффективность работы с почтовым ящиком. Рекомендую вам зайти в раздел «лаборатория» в настройках, включить такую фишку как дополнительные папки и настроить их следующим образом.

Чтоб был у вас поисковый запрос, заголовок панели и расположение дополнительных панелей.

Сейчас немножко объясню для чего же это нужно.

Выглядеть это все будет следующим образом:

 

В лабораторию вы зайдете -> выберете функцию «Несколько папок Входящие» и у вас появится новая вкладка здесь в настройках -> вобьете поисковый запрос и заголовки панели -> затем выберете «расположение дополнительных панелей» — под входящими. Немного позже объясню, зачем это нужно.

Далее заходите в настройки вашего gmail и в основной вкладке выбираете использование звезд.

 

Сначала сделайте так, потом сможете настроить под себя.  Заходите в настройки, в лаборатории функция, дополнительные папки. Появится отдельная вкладка несколько папок входящие и три панели, панель 0, панель 1, панель 2. Здесь поисковый запрос используйте и назовете панель следующим образом.

В разделе общие, если ниже чуть опустить, то в разделе звезды добавите еще несколько звездочек, которые сможете использовать.

Что нам это дает? Это дает сразу несколько папок входящие. Если мне приходит, какое, то письмо, то я в папке входящие его вижу. Вижу письма, которые мне нужно разобрать, и понять что это за письмо, на что мне следует потратить внимание.

  • Я ставлю желтую звездочку, т.е. к нему нужно еще вернуться. Возможно даже без прочтения.
  • Если я два раза кликаю, то появляется синий значок, и тогда попадает в типичный раздел. Там, сохранены письма для чего то, для моих дальнейших нужд.
  • А, если я несколько раз кликаю, то появляется зеленая галочка, это означает что по этому письму мне нужно создать задачу, с этой информацией что то нужно сделать далее.

 

6. Процесс работы с почтой

Сделаем сначала первичную настройку.

  • Отключите уведомления о письмах на телефоне и устройствах, чтобы у вас не пиликал телефон, каждый раз, когда к вам приходит сообщение. Это будет вас только отвлекать и тратить ваше внимание и время.
  • Отключайте уведомление от социальных сетей. Чтобы вам не приходили письма и не забивали ваш почтовый ящик. Поскольку, если вы активный пользователь социальных сетей, то время вы потратите на это огромное количество. Их даже нет смысла фильтровать!
  • Используйте приложение GetPocket для сохранения полезных материалов. Если вы в письме нашли, какую то ссылку на полезную статью, то нет необходимости сохранять это письмо. Установите специальный клипер на браузер, и в открытом окне, конкретной статьи просто нажмите галочку добавить в Pocket. И эта статья туда автоматически отправится.
  • Используйте приложение Feedly для подписки на полезные сайты. Если вы периодически читаете, какие то сайты, то вы можете настроить управление подписками на различные сайты, и все новые материалы будут автоматически там собираться.

Я утром быстро просматриваю ленту Feedly, отмечаю статьи, которые мне интересны, отправляю их в Pocket. И, когда у меня вечером есть время для чтения полезных материалов, я открываю приложение Pocket, и читаю те статьи, которые заранее себе сохранил.

Ну, и соответственно повседневный процесс, что нужно делать.

Проверяйте почту один раз в день, старайтесь это делать не чаще. Потому что почта, это не ваш ToDo-list, это всего лишь почта, которая вам приходит, которую нужно периодически разбирать.

Когда к вам приходит новое письмо, используйте следующий алгоритм.

  • Если вы не хотите получать больше эти письма, и вы не помните когда подписывались на этого автора, либо он вам больше не интересен, отписывайтесь от этого письма. Если вы хотите описаться оптом, используйте приложение unroll.me, очень удобно, сэкономит много вашего времени. Если ваш ящик на gmail находится.
  • Настраивайте фильтр на те письма, которые вы не хотите видеть в inbox, а хотите, что бы они автоматически складывались по определенным папкам. Заказы, уведомления о поступлении денег и т.д. Настраивайте фильтры, и все письма будут сыпаться в те папки, которые вы специально создали. Затем раз в неделю, или как вам удобно вы будете просматривать эти папки, и не тратить время на просмотр, какого то единственного письма.
  • Если вам нужно с этим письмом что то сделать, то ставьте значок, как я показывал. Звездочку, если это письмо нужно просмотреть и изучить. Галочку, если по этому письму нужно создать задачу. Ставьте значок информация, если нужно сохранить для дальнейшего.
  • Если вам это письмо, понадобится, берите его и архивируйте. Все письма, сохраненные в gmail, остаются у вас, не куда не деваются, поэтому вы в дальнейшем сможете найти все эти письма.

Вот и весь достаточно простой процесс, благодаря этой простой настройки это займет у вас не более 30минут, и вы сможете достичь цели inbox ZERO.

Поэтому пользуйтесь этой простой техникой, настройте ваш почтовый ящик прямо сейчас. Следуйте простому процессу проверки писем и усовершенствованию этой системы, которая будет с каждым разом более умная. И у вас появится больше времени, чтобы заниматься нужными вещами, а не тратить время на посиделки в почте.

Если вам понравилось это видео, то обязательно поделитесь со своими друзьями, поставьте «Like», поделитесь в своих социальных сетях. Эта простая технология позволит многим вашим друзьям получить контроль над своими почтовыми ящиками.

[et_bloom_inline optin_id=»optin_18″]
Дмитрий Соловьев

Дмитрий Соловьев

Управляющий партнер МИГ Бизнес и ведущий консультант

 

[yuzo_related]