10 советов по управлению удаленной командой

Сегодня я расскажу 10 самых необходимых фишек по управлению удаленной командой, а также как я нашел программиста из Индии.

Подкаст: Скачать (Длительность: 22:44 — 20.8MB)
Подписаться на Подкаст iTunes | Android  | Способы подписки

Темы этого эпизода:

00:15 Система управления задачами — ASANA.com
03:20 Google – документы
04:32 Сервис учета рабочего времени Time Doctor
07:30 Способы оплаты удаленных сотрудников
10:08 Архитектура должности
11:15 Ставьте четкие задачи
13:13 Work-zilla.com
14:26 Google Sites
15:29 Еженедельные планерки
17:05 Elance.com
17:29 Программист из Индии

Отправить твит:

Сервис ASANA — верный помощник в управлении персоналом! [Кликните, чтобы твитнуть]
Стоит ли переносить всю инфраструктуру компании в GoogleDocs? [Кликните, чтобы твитнуть]
Time Doctor дисциплинирует удаленных сотрудников! [Кликните, чтобы твитнуть]
Нет специалистов в рунете, ищи на elance.com! [Кликните, чтобы твитнуть]

Текстовая версия

Каким образом выстроить коммуникацию с виртуальной командой? Как контролировать и оплачивать рабочее время удаленных сотрудников, а также где хранить всю документацию. Сегодня я расскажу 10 самых необходимых фишек управления Вашей виртуальной командой, и как программист из Индии спас мой проект.

1. Давайте рассмотрим вопрос коммуникации внутри компании.

Что я предлагаю — это перевести всю коммуникацию в систему управления задачами. Я, например, использую сервис ASANA. Этот сервис позволяет убрать всю коммуникацию из почты, избежать бессмысленной переписки и добавления в копию сотрудников.

Как это работает.

Заходим прямо сейчас на ASANA, регистрируем бесплатный аккаунт и добавляем всех ваших сотрудников. Процесс происходит следующим образом. Вы ставите сотруднику задачу, пишете описание, ставите срок и исполнителя с возможностью приложить необходимые файлы. Маленьким бонусом окажется возможность прикладывать ссылки на Google – документы. Этот сервис очень прост в использовании, но если у вас возникнут вопросы, как использовать этот сервис, напишите мне в социальных сетях, и я вам помогу.

2. Используйте Google-документы при управлении удаленной командой.

В процессе работы у вас будут появляться документы, таблицы и файлы, которые необходимо где-то сохранять. Самым удобным решением будет завести корпоративный аккаунт Google-документы и перевести всю вашу инфраструктуру на этот сервис. Что это вам даст? Вы создадите папку, поделитесь ей с вашими сотрудниками, и они удаленно будут вести синхронизированную работу в облаке. Все документы будут храниться в одном месте. Вам не нужно будет перенаправлять измененный файл, обновленная версия появляется у всех сотрудников непосредственно после редактирования документа.

3. Используйте сервис учета рабочего времени Time Doctor.

Меня часто спрашивают: «Как отследить рабочее время удаленных сотрудников?» Я рекомендую использовать сервис Time Doctor.
Ниже давайте рассмотрим, для чего этот сервис нужен, и как он работает.

Приступив к работе, ваши сотрудники включают таймер. Это означает, что прямо сейчас они начали выполнять ту или иную задачу. Как только они закончили ее делать, нажимают кнопочку стоп.

Кроме повышения дисциплины и ответственности сотрудников, это дает вам возможность внедрить почасовую оплату. При расчетах с удаленными сотрудниками вы теперь сможете ссылаться на ваши логи, отчеты и архивы сервиса Time Doctor. Почасовая оплата — это самый базовый принцип оплаты труда.

Time Doctor легко интегрируется с сервисом ASANA, который я упоминал выше. Задачи, поставленные сотруднику в ASANA автоматически появляются в виде списка в Time Doctor. Сотрудник только выбирает ту или иную задачу, и начинает работать над ней. На выходе получается удобная версия отчетности по каждой задаче. Так же этот сервис делает скриншоты экрана каждые три минуты. Это подходит для новых сотрудников, а так же для избежания конфликтных ситуаций. Если вы работаете с проверенной командой, этим пользоваться скорее всего не придется. Я со своей командой к таким методам контроля не прибегаю, потому что я им доверяю.

4. Применяйте следующие способы расчета и оплаты удаленных сотрудников.

Рассмотрим три базовых метода оплаты.

  • Почасовая оплата. Этот метод годится для абсолютно любых сотрудников. Как определить ставку? Найдите среднемесячную оплату того или иного специалиста по вашему региону, поделите это число на количество часов, и у вас получится средневзвешенная почасовая оплата. Вы повышаете ее на 25%, и у вас получается почасовая ставка.
  • Сдельная оплата. Здесь все просто. Например, дизайн стоит столько-то, определенное количество знаков — столько.
  • Процент, мотивация от результата. Этот метод подходит для более высокого уровня сотрудников, которые работают самостоятельно, и им не нужно ставить задачи. Они отвечают за конкретные направления. В этом случае вы им можете выделить определенный процент, чтобы они знали на что они влияют и какую мотивацию в итоге получат.

5. Выстраивайте архитектуру должности.

Прежде чем вы наймете сотрудника, определитесь, что конкретно он будет делать: транскрибировать тест, готовить картинки, обрезать видео, публиковать посты или делать seo-оптимизацию. Возьмите листок и напишите, какие разовые и регулярные задачи будет выполнять тот или иной сотрудник. Это будет ценно и полезно. Сотрудник будет понимать, чем он будет заниматься, и вы будете понимать, что с него спрашивать.

6. Ставьте четкие задачи.

Либо создавайте техническое задание, либо пишите четкую инструкцию. В компании различают два типа задач:

  • Задача, которая просто возникла, и нужно ее сделать. Вы ее описываете в виде технического задания. Чем четче и конкретнее будет ваше ТЗ, тем проще будет сотруднику его выполнять.
  • Задача в процессе, происходящая регулярно. Напишите регламент-инструкцию в виде свода правил, для того чтобы сотрудники знали, что нужно делать, чтобы выполнить ту или иную задачу. Если вы добавляете эту задачу в ASANA, то ее можно сделать, как повторяющуюся.

7. Узнайте, где находить сотрудников.

Самый простой способ для поиска удаленных сотрудников — это work-zilla.com. Начните с разовой задачи через этот сервис и, если вы довольны результатом работы, можно договориться с этим человеком и уже работать напрямую. Необходимо будет только написать техническое задание, и определиться со ставкой оплаты.

Подробнее о том, как нанимать сотрудников правильно узнайте из моего разговора с Максимом Джабали, основателем сообщества CherryMastermid. 

8. Используйте корпоративный портал для хранения всех регламентов и процессов.

Для хранения большого количества инструкций, регламентов и внутри корпоративных документов, которые будут появляться в процессе работы, я использую сервис Google Sites. Это приложение, позволяющее создать внутренний корпоративный сайт, где вы сможете добавлять все документы, помогает собрать все в одном месте. У вас получится некий закрытый информационный портал для ваших сотрудников. Когда будут приходить новые сотрудники, вам будет проще поделиться этой информацией.

9. Собирайте еженедельные планерки.

Можете раз в неделю созваниваться и определять какие-то задачи и проекты, запланированные на ближайшее время. Проводя планерку, синхронизируйтесь с вашими сотрудниками, и далее всю коммуникацию проводите через сервис ASANA. Проводить планерки можно по Skype или через Google Hangouts.

10. Используйте зарубежные площадки найма сотрудников, если не знаете как решить ту или иную задачу.

Например, elance.com — это ведущая зарубежная площадка, где можно найти любого программиста и дизайнера, особенно для тех приложений или сервисов, которые в рунете не распространены. Сегодня я как раз хотел поделиться с вами историей о том, как на сервисе elance.com я нашел программиста, спасшего целый проект.

Программист из Индии

Я занимаюсь автоматизацией бизнеса, и мы относительно недавно делали приложение для компании ателье. Проблема заключалась в том, что нам нужно было использовать специфический язык программирования, который никто не знает в Рунете, а обучаться очень долго. Я уже думал, что не смогу реализовать этот проект, но во время пробежки мне пришла в голову идея.

Почему бы не поискать работников на зарубежных сайтах? И я зашел на сайт elance.com и был поражен количеством специалистов именно по этому софту! Я сразу же нашел нужного человека. Это оказалась девочка, 23 лет из Индии. Она все сделала, настроила в кратчайшие сроки. Все остались довольны! И я, и клиент, и девочка из Индии, получив свое вознаграждение.

Не стоит ограничиваться рунетом в поиске сотрудников! Идите шире! Мир намного шире и возможностей за пределами рунета огромное количество! Используйте их!

P. S. В работе я использую софт компании Zoho. И для создания приложения для вышеуказанной компании я применил сервис Zoho Kreator, где можно создавать приложения и автоматизировать любые бизнес-процессы. Если у вас есть потребность в создании приложения для автоматизации вашего бизнеса, пишите мне в социальных сетях, и я вам помогу! Я в этом сервисе неплохо разбираюсь, знаю как все это делать.

Это было десять фишек по управлению своей виртуальной командой:

  • ASANA.com, как помощник в управлении персоналом;
  • Google-документы — храните все в одном месте;
  • Time Doctor для учета рабочего времени удаленных сотрудников;
  • Формат оплаты удаленных сотрудников;
  • Архитектура должности;
  • Четкие задачи или ТЗ;
  • Площадки для найма сотрудников, такие как Work-Zilla;
  • Сервис Google Sites для хранения всей вашей внутри корпоративной документации;
  • Еженедельные планерки для синхронизации с сотрудниками;
  • Зарубежные платформы для найма сотрудников, такие как UpWork.

Желаю вам удачи в управлении вашей командой!

Подкаст МИГ Бизнес с Дмитрием Соловьевым

[et_bloom_inline optin_id=»optin_18″]
Дмитрий Соловьев

Дмитрий Соловьев

Управляющий партнер МИГ Бизнес и ведущий консультант

 

[yuzo_related]